한 사람만 열 수 있는 파일
누가 어느 시점의 파일을 기준으로 잡았는지 확인하는 일부터가 업무가 됩니다. 버전이 이름에 붙은 순간, 장부는 더 이상 하나가 아닙니다.
기준 파일 확인
도입 이야기 · 실무 노트
장부 이관 기록
장부의 초록 불빛은 숫자가 맞을 때만 켜집니다
왜 옮기는가
장부를 함께 봐야 하는 순간, 엑셀은 먼저 막힙니다
가장 흔한 이유는 장부를 여러 사람이 함께 봐야 해서입니다. 엑셀 파일은 한 사람이 열어 두면 다른 사람이 수정할 수 없고, 어느 파일이 최신인지 확인하는 일 자체가 업무가 됩니다. 설치형 프로그램은 사내 서버나 특정 PC에 묶여 있어, 재택이나 외부 담당자와 함께 쓰기 어렵습니다.
사내 PC에 묶인 장부
설치형 프로그램은 특정 PC나 사내 서버 안에서만 열립니다. 재택근무나 외부 세무 담당자와 같은 장부를 보려면 별도의 절차가 필요합니다.
접근 범위 제약
마감일에 몰리는 일
거래를 분류하고 대사하는 일이 월말에 겹칩니다. 클라우드 장부는 대사가 거래를 불러오는 시점부터 시작되도록 옮깁니다.
마감 부하 분산
이관 전에 정할 것 · 옮기는 순서
기준을 옮기기 전에, 표와 기준일부터 맞춥니다
데이터를 옮기는 순서 · 잔액이 맞지 않을 때 · 첫 달 마감
확인할 세 장면: 옮긴 잔액, 어긋난 항목, 첫 달 마감
차이가 나는 항목은 대개 세 곳에서 나옵니다. 기준일 이후에 입력된 거래, 이중으로 기록된 거래, 분류가 바뀐 거래입니다. Solmiratron에서는 이관한 잔액과 실제 거래 합계를 비교해 보여주므로, 어느 계정에서 차이가 났는지 먼저 좁힐 수 있습니다.
원본 증빙이 따로 있는 항목은 합계만 옮기고 원본은 별도 보관하기도 합니다. 어떤 방식을 택하든 이관 기준과 보관 위치를 문서로 남겨 두면, 나중에 확인할 때 도움이 됩니다.
첫 달에는 두 결과가 어긋나는 구간을 비교하며 마감 루틴을 정리하고, 두 번째 달부터는 클라우드 장부만으로 마감하되 이전 장부는 참고용으로만 남깁니다.
월 마감 루틴 · 권한 정리
엑셀과 나란히 쓰는 두세 달, 그 뒤에 달라지는 것
엑셀과 나란히 쓰는 기간
모든 회사가 바로 전환하지는 않습니다. 보고서만 클라우드에서 뽑고 입력은 엑셀에서 하던가, 반대로 입력만 옮기고 보고는 기존 방식을 유지하기도 합니다. 이 기간에는 두 곳의 숫자가 달라질 수 있으므로, 어느 쪽을 기준으로 삼을지 정해 두어야 합니다. 보통 두세 달 안에 한쪽으로 정리됩니다.
월 마감 루틴이 바뀌는 지점
클라우드 장부에서는 마감이 마지막에 몰리지 않습니다. 은행 거래를 불러오는 시점에 대사가 시작되고, 지출을 분류하는 시점에 계정과목이 확정됩니다. 마감일에 하는 일은 남은 미분류 항목과 확정되지 않은 구간을 확인하는 것으로 줄어듭니다. 대신 매주 짧게 확인하는 습관이 필요합니다.
이관에서 자주 나오는 질문
몇 년치까지 옮겨야 할까요
회사마다 다릅니다. 세무 확인이 필요한 기간이 정해져 있다면 그 기간은 남겨 두는 편이 좋습니다. 아래는 실제 이관에서 반복되는 질문과 답입니다.
기존 장부를 몇 년치까지 옮겨야 하나요? 열기
세무 확인이 필요한 기간이 정해져 있다면 그 기간은 남겨 두는 편이 좋습니다. 그 이후는 기준일 잔액만 옮기고, 과거 상세 거래는 원본 장부에서 필요할 때 확인하는 방식이 일반적입니다.
카드 전표처럼 원본이 따로 있는 항목은 어떻게 하나요? 열기
합계만 옮기고 원본은 별도 보관하는 방식을 택하기도 합니다. 어떤 방식을 택하든 이관 기준과 보관 위치를 문서로 남겨 두면, 나중에 확인할 때 도움이 됩니다.
이관 중에도 세금계산서 발행은 계속되어야 합니다. 어떻게 처리하나요? 열기
이관 기준일을 진행 중인 달의 중간에 두지 않는 이유입니다. 월 마감이 끝난 시점을 기준일로 삼으면, 진행 중인 달의 세금계산서 발행은 새 장부에서 이어가고 이전 장부는 그대로 마감 상태로 남깁니다.
이관 후 잔액이 맞지 않으면 어디서부터 확인하나요? 열기
기준일 이후 입력, 이중 기록, 분류 변경 순서로 확인합니다. Solmiratron에서는 이관한 잔액과 실제 거래 합계를 비교해 보여주므로, 어느 계정에서 차이가 났는지 먼저 좁히고 해당 계정 안에서 원인 거래를 찾습니다.